Checklist abgearbeitet, alle Unterlagen zusammen und dann heißt es auf dem Amt trotzdem: „Da müssen Sie hier noch etwas nachreichen.“ Das ist ärgerlich und kostet die Zeit des Antragsstellenden und der Verwaltung. Dies soll künftig der Vergangenheit angehören. Eine Künstliche Intelligenz-Lösung soll das Einwohneramt bei Sichtung und Auswertung von Anträgen unterstützten.
„Beim Lesen und Sortieren von Texten hat die KI heute schon einen Vorteil. Sie ist einfach schneller. Nach wenigen Augenblicken ist klar, ob die Informationen fehlen oder einfach irgendwo anders in den Unterlagen hinterlegt sind. Denn jedes Land führt seine Unterlagen etwas anders“, beschreibt es Stefan Fey, Chief Digital Officer der Stadt Coburg. Nach der Zuarbeit durch die KI, liegt die Entscheidung aber bei Menschen. Diese können dann den fast 3000 Antragsstellenden, die auf Aufenthaltstitel, Niederlassungserlaubnisse, Duldungen und Einbürgerungen warten, schneller eine Antwort geben.
„Für uns ist entscheidend, dass Digitalisierung bei den Menschen ankommt“, sagt Oberbürgermeister Dominik Sauerteig. „Wenn wir Bearbeitungszeiten verkürzen und Rückfragen vermeiden können, profitieren unsere Bürgerinnen und Bürger unmittelbar. Die Auswahl durch den Bund bestätigt uns zugleich darin, unseren Weg beim Einsatz von KI konsequent weiterzugehen.“
Die meisten KI-Projekte stehen vor den gleichen Herausforderungen. Datenschutz, Technik und das Mitnehmen der eigenen Beschäftigten sind Themen, bei denen der Agentic AI Hub des Bundesdigitalministeriums alle Pilotkommunen beraten und bei der Suche nach einer passenden Lösung begleiten kann.
Coburg kann dabei auf bereits gesammelte Praxiserfahrung aufbauen. In der Ausländer- und Einbürgerungsbehörde ist mit „LexBescheid“ schon heute eine KI-Anwendung im Regelbetrieb im Einsatz. Sie unterstützt die Sachbearbeitung bei der Analyse komplexer Fallakten und der Erstellung von Bescheiden und ermöglicht dabei Zeitersparnisse von bis zu 80 Prozent. Für diesen innovativen KI-Einsatz wurde Coburg bereits im März mit dem Digital Award ausgezeichnet.
„Wir wollen KI nicht als Selbstzweck einsetzen, sondern dort, wo sie einen konkreten Mehrwert schafft“, erklärt Stefan Fey, Chief Digital Officer der Stadt Coburg. „Wenn die Technik zeitaufwendige Recherche und wiederkehrende Prüfschritte übernimmt, bleibt mehr Zeit für schwierige Einzelfälle, persönliche Beratung und schnellere Entscheidungen.“