Wissenswertes für Bieter

Zum 01.01.2018 hat das Beschaffungsamt der Stadt Coburg die elektronische Vergabe eingeführt. Folglich müssen künftig die gesamte Kommunikation und der Informationsaustausch, insbesondere die Annahme von Angeboten, in elektronischer Form erfolgen.

Mit der Umstellung auf die elektronische Vergabe wird eine komplett digitale und damit medienbruchfreie sowie darüber hinaus rechtssichere Abwicklung von Vergabeverfahren erreicht.

Die öffentlichen Vergabeverfahren (Offene Verfahren, öffentliche Ausschreibungen und Ausschreibungen mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb) werden auf der Vergabeplattform tender24 (Öffnet in einem neuen Tab) abgebildet. Durch Anwählen der jeweiligen Ausschreibung auf der Vergabeseite der Stadt Coburg, werden Sie auf diese Vergabeplattform weitergeleitet.

Um die Vergabeunterlagen bearbeiten und ein Angebot abgeben zu können, ist eine einmalige, kostenfreie Registrierung auf der Vergabeplattform tender24 (Öffnet in einem neuen Tab)notwendig. Bitte hinterlegen Sie dort eine Mailadresse Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Firma mit Funktionspostfach, auf welcher ein breiter Zugriff gewährt werden kann. Gleichzeitig werden Ihre Daten bei Registrierung in den Firmenstamm der Stadt Coburg hinterlegt.

Sobald das Beschaffungsamt der Stadt Coburg beabsichtigt, Ihr Unternehmen an einem nicht-öffentlichen Vergabeverfahren zu beteiligen, erhalten Sie vorab per Mail sowohl das Formblatt 124 – Eigenerklärung zur Eignung – als auch eine automatisch generierte „Einladung zur Teilnahme an digitalen Ausschreibungen auf der Vergabeplattform“ durch die Vergabestelle mit der Bitte um eine einmalige, kostenfreie Registrierung auf der Vergabeplattform tender24 (Öffnet in einem neuen Tab). Dies ist notwendig, um Ihr Unternehmen bzw. Ihre Firma bei künftigen nicht-öffentlichen Vergaben zur Angebotsabgabe auffordern zu können. Bitte hinterlegen Sie dort eine Mailadresse Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Firma mit Funktionspostfach, auf welcher ein breiter Zugriff gewährt werden kann. Gleichzeitig werden Ihre Daten bei Registrierung in den Firmenstamm der Stadt Coburg hinterlegt. Sollten Sie bereits auf der Vergabeplattform tender24 (Öffnet in einem neuen Tab)registriert sein, entfällt diese Einladung. Sobald das Beschaffungsamt der Stadt Coburg Ihr Unternehmen bzw. Ihr Firma zur Abgabe eines Angebotes auffordert, erhalten Sie diese Mitteilung per Mail und in Ihrem Bietercockpit.

Zur Vermeidung eines formellen Ausschlusses Ihres Teilnahmeantrags oder Ihres Angebots bitten wir Sie bei der Bearbeitung der Unterlagen folgende Hinweise zu beachten:

• Klären Sie Ungenauigkeiten oder Unklarheiten in den Vergabeunterlagen mit dem Beschaffungsamt vor der Abgabe Ihres Teilnahmeantrags / Angebots.
• Halten Sie sich stets über die Beantwortung von Bewerber-/Bieterfragen auf dem Laufenden.
• Füllen Sie alle zur Verfügung gestellten Dokumente vollständig aus und reichen Sie diese mit Ihrem Teilnahmeantrag / Angebot ein.
• Starten Sie rechtzeitig mit dem Upload der Unterlagen zur Abgabe Ihres Teilnahmeantrags / Angebots.
• Reichen Sie stets die aktuelle Version der Vergabeunterlagen bei dem Beschaffungsamt ein.
• Vermeiden Sie die Übersendung von formlosen Anschreiben.
• Legen Sie Ihrem Angebot keine Allgemeinen Geschäftsbedingungen bei.
• Vermeiden Sie die Einreichung von Teilnahmeanträgen / Angeboten per Post, per Mail oder über die Nachrichten-Funktion der Vergabeplattform.
• Stellen Sie sicher, dass sich hinsichtlich der angebtenen Preise das PDF-Leistungsverzeichnis mit der GAEB-Datei deckt.
• Stellen Sie Ihre Angebotsabgabe nicht unter Bedinungungen (z.B. Vorbehalt der Vereinbarung einer Gleitklausel).
• Nehmen Sie keine Änderungen an den Vergabeunterlagen vor.
• Halten Sie sich bis zum Ablauf der vom Beschaffungsamt vorgegebenen Bindefrist an Ihr Angebot gebunden.

Betreuer und damit Ansprechpartner für sämtliche Vergabeverfahren ist:

Stadt Coburg
Beschaffungsamt
Steingasse 18
96450 Coburg

Die Verfahrenskommunikation erfolgt vorrangig über die Vergabeplattform. Änderungen oder Bewerber- bzw. Bieterantworten werden ebenfalls über die Vergabeplattform bereitgestellt.

Um die ungehinderte Zustellung verfahrensrelevanter E-Mails sicherzustellen, wird Bewerbern und Bietern nachdrücklich empfohlen, den Domänen tender24.de (Domäne der Vergabeplattform) und coburg.de (Domäne des Verfahrensbetreuers) durch Whitelisting eine positive Reputation und Vertrauenswürdigkeit innerhalb ihres Kommunikations- und Sicherheitssystems zuzuweisen.

Ansonsten könnten Benachrichtigungen der Vergabepattform auch im Spam-Ordner/Junk-Mail-Ordner/Bulk-Mail-Ordner des für das Verfahren hinterlegten E-Mail-Accounts zu finden sein. Während des gesamten Vergabeverfahrens ist es deshalb unerlässlich, dass Sie auch diese Ordner regelmäßig überprüfen.